Документирование хозяйственных операций. Виды документов

Документирование хозяйственных операций

Документирование в бухгалтерском учете используется как способ первичной регистрации и юридического оформления наблюдаемых объектов, т.е. способ первичного отражения влияния свершившихся фактов хозяйственной жизни на состояние объектов бухгалтерского наблюдения. На этой стадии учетной работы, представляющей собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций (фактов), сведения в первичных документах должны отражаться достоверно, иметь доказательность. Учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то его составление обязательно сразу после окончания хозяйственной операции.

Документы различаются как по форме, так и по показателям, определяющим содержание регистрируемых в них операций. Основные показатели документов, характеризующие сущность операций, называются реквизитами.

Реквизиты представляют собой информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку (например, вид материала, единица измерения и т.д.). Реквизиты подразделяются на качественные реквизиты (признаки) и содержательные (показатели). Качественные (признаки) реквизиты отображают объекты учета (например, наименование материала и пр.); содержательные реквизиты — характеристику объекта учета (например, сорт, типоразмер материала и т.д.).

Различия форм и содержания документов обусловливают особенности их использования в учетной работе. Поэтому с целью облегчения обработки учетных документов их группируют (классифицируют) по однородным признакам. Основными признакам и классификации документов являются назначение, объем отражаемых хозяйственных операций (порядок формирования), способ использования, место составления.

Виды документов

В целом документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация. Такая градация полностью отвечает определению документооборота в бухгалтерском учете, последовательности и логике документирования хозяйственной деятельности организации.

Первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерская отчетность представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

Классификация

В бухгалтерском учете документы могут классифицироваться по следующим основаниям.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций (распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций).

Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера (акты приемки) материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т.п. Исполнительные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления в документах, например начальники цехов, заведующие складами (кладовщики), мастера и т.п.

Комбинированные документы одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера; расчетно- платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет других документов, или при обобщении и обработке исполнительных и распорядительных документов. К ним относятся справки, ведомости распределения, расчеты резервов, бухгалтерская отчетность и др.

В зависимости от особенностей обращения различают документы:

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения. К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи; об отгрузке продукции покупателям; о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказываемую услугу и т.п.

Сводные документы обобщают показатели путем соответствующей их группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.).

По составу принято разделять документы на:

входящие (поступившие в организацию)
исходящие (официальные документы, предоставляемые организацией внешним респондентам)
внутренние (группа официальных документов, не выходящих за пределы подготовившей их организации).

Применяемые в бухгалтерском учете документы делятся также на разовые и накопительные.

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций.

Представленная классификация является рекомендуемой. Хозяйствующий субъект имеет право разработать и применять иную классификацию, соответствующую особенностям его видов деятельности, организационной и управленческой структуре.

В бухгалтерском учете документы могут классифицироваться по следующим основаниям.

По назначению:

• распорядительные — документы, представляющие собой задание провести финансово-хозяйственную операцию;

• оправдательные — документы, подтверждающие совершение финансово-хозяйственной операции;

• комбинированные — документы, содержащие как задание, так и доказательство совершения финансово-хозяйственной операции (расходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта и т.д.);

• группа бухгалтерского оформления — документы, которые содержат информацию из других ранее созданных первичных документов (справка или расчет бухгалтерии и т.д.).

В зависимости от особенностей обращения различают документы:

• первичные, при помощи которых финансово-хозяйственная операция регистрируется впервые (кассовый ордер, накладная и т.д.);

• сводные, обобщающие первичные документы (авансовый отчет подотчетного лица и т.д.).

По месту составления выделяют документы:

• внешние, характеризующие взаимоотношения организации с другими лицами и оформленные этими лицами (накладная поставщика и т.д.);

• внутренние, которыми оформляются операции, совершаемые в пределах самой организации (приходный ордер, авансовый отчет и т.д.).

Представленная классификация является рекомендуемой. Хозяйствующий субъект имеет право разработать и применять иную классификацию, соответствующую особенностям его видов деятельности, организационной и управленческой структуре.