Подготовка документов к передаче в архив
В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.
Оформление дел состоит из следующих операций:
- проверка правильности группировки документов в дела;
- брошюровка (подшивка);
- нумерация листов;
- составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
- внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
- составление и оформление описи дела.
Рис. 1. Форма листа-заверителя дел
Рис. 2. Форма внутренней описи документов дела
Рис. 3. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Рис. 4. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
Рис. 6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Рис. 7. Форма итоговой записи и заверительной подписи
Рис. 8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Рис. 9. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения
0.051 сек.