www.Grandars.ru » Правоведение »

Делопроизводство


История делопроизводства

История отечественного делопроизводства складывается из следующих периодов: дореволюционное делопроизводство, советское делопроизводство и делопроизводство постсоветского периода.

Приказное делопроизводство

Приказное делопроизводство активно развивалось на протяжении 16-17 веков. Система приказного делопроизводства сложилась в центральных учреждениях - приказах.

Коллежское делопроизводство

Период коллежского делопроизводства характеризуется законодательным регулированием делопроизводства. При коллежском делопроизводстве главным принципом принятия решения стало коллегиальное голосование.

Исполнительное делопроизводство

Исполнительное делопроизводство возникло в результате административных реформ Александра I. Исполнительное делопроизводство характеризовалось принципами единоначалия и иерархии.

Положение о делопроизводстве

Положение о делопроизводстве - является локальным актом организации, регламентирующим делопроизводство. Положение о делопроизводстве создается с целью закрепления задач, функций, прав и обязанностей за делопроизводственной службой.

Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству - основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами. Разработка и содержание инструкции по делопроизводству основываются на типовой инструкции по делопроизводству.

Должностная инструкция

Должностная инструкция и её функции: распределение функциональных обязанностей, повышение своевременности выполнения задач, конкретизация прав и обязанностей работников. Разработка должностной инструкции включает шесть разделов.

Адресат и адресование документа

Адресование - указание получателя, которому предназначается информация. Правила заполнения реквизита "Адресат".

Согласование документа

Согласование документов перед подписанием документа. Внутренне согласование - порядок проставления визы согласования. Внешнее согласование - гриф согласования.

Подпись

Подпись является обязательным реквизитом служебного документа. Она придаёт ему юридическую силу. Подпись как "Реквизит" состоит из наименования должностного лица, подписывающего документ, его личной подписи и её расшифровки. Электронная цифровая подпись применяется в решениях, где необходима оперативность.

Редактирование официальных документов

Редактирование - один из важнейших этапов работы над документом. Редакторская правка и её принципы и виды: правка-вычитка, сокращение, обработка и переделка.

Документы

Виды документов

Виды документов по происхождению, по способу документирования, в зависимости от отношения к аппарату управления, по числу затронутых вопросов, по ограничению доступа, по способу изложения текста и виды документов по степени подлинности и способу передачи.

Протокол

В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях и конференциях. Протокол оформляется на общем бланке. Текст протокола включает вводную и основную части. Основная часть по разному оформляется в кратком и полном протоколе. Каждый раздел текста состоит из трех частей: слушали, выступали и постановили. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола.

Письмо

Письма и их виды: инструктивные, сопроводительные, информационные, служебные. Письмо оформляют на специально предназначенном бланке. Текст письма строится по схеме: введение, доказательства и заключение.

Докладная записка

Докладные записки в зависимости от мотивов составления бывают инициативные, информационные и отчетные. Содержание и оформление докладной записки зависит от ее адресата.

Документооборот

Документооборот

Организация работы с документами включает организацию документооборота. Документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания до завершения исполнения или отправления. Путь движения документа при правильно организованном документообороте должен быть наиболее коротким, маршрут - прямым, а время прохождения - минимальным.

Обработка документов

Обработка документов в организации включает обработку входящих, исходящих и внутренних документов. Обработка входящих документов включает: первичную обработку документов, распределение документов, регистрацию, рассмотрение руководством и передачу на исполнение.

Регистрация документов

Регистрация документов с целью их учета, контроля за их исполнением, и справочной работы по документам. Различают журнальную, карточную и автоматизированную формы. Заполнение регистрационных форм.

Исполнение документов

Контроль за исполнением документов разделяется на контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения документов. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Номенклатура дел

Номенклатура дел используется для систематизации дел, заводимых в делопроизводстве организации. Номенклатура дел бывает типовая, примерная и индивидуальная и представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф.

Формирование дел

Формирование дел есть группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Правила и порядок формирования дел содержатся в основных правилах работы архивов и типовой инструкции по делопроизводству.

Хранение документов

По срокам хранения документы подразделяются на временные до 10 лет, временные свыше 10 лет и постоянные. В определении сроков хранения документов составляют помощь типовые перечни документов по срокам хранения. Организация ежегодно проводит отбор документов на постоянное и временное хранение.